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Wartungsplan ohne Excel: Frist am Gerät

Eine Wartungsfrist ist ein Feld am Gerät, keine Tabellenzeile. Zeitgesteuerte Regeln prüfen alle fünf Minuten und benachrichtigen die zuständige Person.

# Wartungsplan ohne Excel: Die Frist sitzt am Gerät

Der Wartungsplan steht in einer Excel-Datei. Eine Spalte für das Gerät, eine für die letzte Wartung, eine für die nächste Frist. Ob es um die Heizung in einer verwalteten Wohnung geht, den Transporter in der Autovermietung, die Maschine in der Werkstatt oder das Gerät im Pflegedienst: Irgendjemand trägt ein, wenn er daran denkt. Der Kalender erinnert an manches, an anderes niemand. Fällt die Heizung im Dezember aus oder steht der Transporter zur turnusmäßigen Inspektion an, fehlt der Termin ausgerechnet dann, wenn man ihn braucht.

Die Frist muss nicht in einer Tabelle stehen. Sie kann am Gerät selbst sitzen, als eigenes Feld. Und die Plattform kann von selbst prüfen, ob eine Frist erreicht ist, und die Person benachrichtigen, die für das Gerät zuständig ist. Das ist der Unterschied zwischen einer Liste, auf die jemand schauen muss, und einer Frist, die sich von selbst meldet.

Warum keine Excel-Vorlage

Ehrlich gesagt leistet eine Tabelle etwas. Sie sammelt alle Geräte an einem Ort. Sie lässt sich sortieren und filtern. Eine Formel rechnet aus einem Intervall das nächste Datum. Solange eine Person die Datei pflegt und alle anderen darauf vertrauen, dass sie aktuell ist, funktioniert das. Für einen Handwerksbetrieb mit wenigen Maschinen oder eine Hausverwaltung mit einer überschaubaren Zahl an Geräten ist das ein gangbarer Weg.

Die Tabelle endet dort, wo die laufende Arbeit anfängt:

• Niemand wird von der Tabelle benachrichtigt. Eine überfällige Zeile bleibt überfällig, bis jemand hineinschaut.
• Die Zuständigkeit steht als Name in einer Zelle, nicht als Bezug. Kündigt jemand, bleibt der alte Name stehen, und die Frist läuft ins Leere.
• Die nächste Frist entsteht erst durch Nachtragen. Wer vergisst einzutragen, verlängert die Frist, ohne es zu merken.
• Formeln kollabieren, wenn jemand eine Zeile einfügt oder löscht. Das merkt man erst am falschen Datum.

Das ist kein Vorwurf gegen Excel. Das ist die Grenze eines Werkzeugs, das für Buchhaltung gebaut wurde, nicht für laufende Abläufe.

Die Frist als Feld am Gerät

In Telesherpa ist jedes Gerät, jede Maschine, jedes Fahrzeug ein Objekt. „Letzte Wartung" und „nächste Wartung" sind Datumsfelder an diesem Objekt. Es sind eigene Feldtypen, keine Zellen in einer Zeile. Die Frist gehört damit zu dem, was das Gerät ausmacht, nicht zu einer Zeile, die das Gerät nur erwähnt.

Dazu kommen berechnete Anzeigefelder. Ein solches Feld bildet seinen Wert aus anderen Feldern und wird nur angezeigt, nie eingetippt. Was es anzeigen soll, ergibt sich aus den vorhandenen Feldern. Eine Frist muss niemand doppelt pflegen, und es gibt keine zweite Zahl, die auseinanderdriftet.

Auch die Zuständigkeit ist Teil des Objekts. Ändert sich die verantwortliche Person, ändern Sie ein Feld am Gerät. Es gibt keine Zeile, die stillschweigend den alten Namen behält, und keine Formel, die dadurch bricht.

Die Plattform prüft von selbst

Regeln laufen in drei Modi: bei Anlage eines Objekts, bei Änderung eines Feldes und zeitgesteuert. Alle drei Modi laufen heute bereits im Betrieb. Für den Wartungsplan zählt der zeitgesteuerte Modus. Er wird alle fünf Minuten abgearbeitet. Ereignisgesteuerte Regeln, etwa nach einer Änderung, laufen im Minutentakt.

Die Bedingungen einer Regel vergleichen Felder: gleich oder ungleich, in einer Liste, größer oder kleiner, leer oder nicht leer, gegen ein Muster. Sie können auch verlangen, dass sich ein bestimmtes Feld geändert hat.

Die Wirkung, die den Wartungsplan trägt, ist die Benachrichtigung. Ein konkreter Ablauf: Eine Regel prüft bei jedem Lauf, ob die Frist erreicht ist und ob das Feld „Wartung erledigt" noch leer ist. Beides ist der Fall, also benachrichtigt die Regel. Die Meldung erscheint in der Plattform, auf Wunsch zusätzlich als Mail und als Push. Empfänger ist die Person, die am Objekt als zuständig eingetragen ist.

Zwei Dinge dazu, ohne Beschönigung. Erstens: Gibt es keine zuständige Person am Objekt, wird nicht benachrichtigt. Die Regel führt dann nur ihre übrige Arbeit aus. Die zuständige Person einzutragen ist deshalb keine Formsache. Sie ist die Bedingung dafür, dass überhaupt jemand erfährt, dass eine Frist abgelaufen ist. Zweitens: Eine zeitgesteuerte Regel braucht eine Bedingung, die nach dem Feuern falsch wird. Sonst meldet sie bei jedem Lauf erneut. Das Feld „Wartung erledigt" löst das: Sobald es gefüllt ist, schweigt die Regel. Das ist eine Regel für den Entwurf, keine Einschränkung der Plattform.

Die Automatik kostet keine Credits. Credits entstehen nur, wenn ein Nutzer eine Aktion auslöst. Und Regeln wirken nur auf Objekte im eigenen Bereich. Das ist die Zugangskontrolle, denn der Zeitgeber läuft ohne Anmeldung.

Wo die Grenze heute liegt

Was heute geht: Fristen als Felder am Gerät, berechnete Anzeigen, eine zeitgesteuerte Prüfung im Fünf-Minuten-Takt, Benachrichtigungen in der Plattform sowie per Mail und Push an die zuständige Person.

Was der nächste Schritt ist: eine Regel, die aus der Fälligkeit heraus von selbst einen Auftrag anlegt. Die Wirkung, ein Objekt anzulegen, ist in der Plattform vorhanden, aber noch nicht im Betrieb belegt. Heute legen Sie den Auftrag noch selbst an, sobald die Benachrichtigung kommt. Ebenfalls als nächster Schritt geplant: eine Fristenübersicht als Bericht über alle Geräte eines Bereichs, damit Sie auf einen Blick sehen, was wann fällig ist, statt jedes Gerät einzeln anzuklicken.

Eine weitere Grenze nennt dieser Artikel bewusst nicht: die Frist selbst. Welches Wartungsintervall für ein konkretes Gerät gilt, richtet sich nach der Herstellerangabe und der einschlägigen Vorschrift. Die Plattform prüft, was Sie eintragen. Welches Intervall gilt, legen Sie fest.

Was Sie als Nächstes tun

Notieren Sie die Geräte, Maschinen und Fahrzeuge, die wiederkehrend gewartet werden müssen. Legen Sie für jedes ein Objekt an, mit den Feldern „letzte Wartung" und „nächste Wartung". Tragen Sie die zuständige Person ein. Richten Sie eine zeitgesteuerte Regel ein, die prüft, ob die nächste Wartung erreicht ist und ob die Wartung erledigt wurde. Füllen Sie nach jeder Wartung das Feld „Wartung erledigt".

Ab dann meldet sich das System, wenn eine Frist erreicht ist, und die zuständige Person erfährt es in der Plattform. Nicht der Zufall entscheidet, wann jemand in eine Tabelle schaut, sondern die Frist selbst.